Una vez definida la planeación, necesitamos conocer el "que"
de las actividades, es decir, "que se va hacer". Conocido lo anterior
seguirá "como se va hacer", posteriormente "en dónde se va a
hacer" y, por último, "cuando se va a hacer".
El hecho de que algunos gerentes no reconozcan que hay diferentes tipos
de planes a menudo ha causado dificultades para hacer eficaz la planeación. Es
fácil ver que un programa principal, como el de construir y equipar una nueva
fábrica, es un plan. Pero otros cursos de acción futura también son planes. Al
tener presente que un plan abarca cualquier curso de acción futura, puede verse
que los planes son variados.
Aquí se les clasifica como:
- Propósitos o misiones:
Cada tipo
de operación organizada tiene (o al menos debería tener para ser significativa)
propósitos o misiones. En todo sistema social, las empresas tienen una función
o tarea fundamental que la sociedad les asigna. El propósito de un negocio
generalmente es la producción y distribución de bienes y
servicios. El propósito de un departamento de carretas estatales es el diseño, construcción y
operación de un sistema de carreteras estatales.
En otras
palabras, los propósitos son los fines esenciales o directrices que definen la
razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social, así como las
aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en
forma permanente o semipermanente, un grupo social. Los propósitos proporcionan
las pautas para el diseño de un plan estratégico. Se expresan genéricamente y
su determinación es una función reservada a los altos funcionarios de la
empresa; se establecen en forma paralela al inicio de la misma y no indican una
limitante de duración en el futuro.
La mayoría
de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de
la empresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones
debido a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo
social. Toda organización debe establecer los propósitos como base para la
formulación de un plan.
- Objetivos:
Los
objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad.
Representan no sólo el punto final de la planeación sino también el fin hacia
el cual se dirigen la organización, integración de personal, dirección y
control. Aunque los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, un
departamento también puede tener sus propios objetivos de la empresa, pero los
dos conjuntos de metas pueden ser completamente diferentes.
Un
objetivo administrativo es la meta que se persigue que prescribe un ámbito definido y
sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente.
Desde el punto de vista del gerente, la mira que va a perseguirse debe
ser identificada en términos claros y precisos. No se habrá de confundir una
meta con el área general de las actividades deseadas él hacerlo así pone el
énfasis en los medios, no en la mira. El ámbito de la meta que se persigue está
incluido en la declaración de los límites o restricciones prescritos que
deberán observarse.
Así mismo, un objetivo connota un carácter definitivo. Los propósitos
declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor
administrativo porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia
el resultado es confusión y disturbio.
Por último, la dirección está indicada por el objetivo. Muestra los
resultados que se deben buscar y aparta estos resultados de los muchos
objetivos posibles que de otra forma podrían buscarse. Esta dirección
proporciona los cimientos para los planes estratégicos apropiados que deben
formularse para alcanzar los objetivos.
Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la
administración y sofocar las operaciones en cualquier organización. Una
sugerencia provechosa para todo gerente es concentrarse periódicamente y
reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la acción que en la actualidad
se sigue está en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal práctica
ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la
administración y sus subordinados para saber cuáles son sus objetivos actuales, identificándolos
tanto para ellos como para sus asociados, poniéndolos al día, y usándolos con
eficacia en su trabajo administrativo.
No hay comentarios:
Publicar un comentario